Benutzer hinzufügen kann man unter Einstellungen > Benutzer.
Das wichtigste dabei: Die Rolle des Benutzers. Diese bestimmt die vorgesehene Tätigkeit des Benutzers im Freigabeprozess.
Alle anderen Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Hochladen und zuordnen von Verträgen, Bürgschaften u.ä sind davon i.d.R. unabhängig und können von jedem Benutzer ausgeführt werden.
Rollen
Rollen bestimmen die Aufgabe eines Nutzers im Freigabeprozess, der so aussieht:
Eingabe (Endet mit: Freischaltung)
> Sachliche Prüfung & Freigabe
> Optional: Rechnerische Prüfung & Freigabe
> Zahlungsbestätigung
Rolle | Verantwortlich für | Beschreibung |
Administration | Umfassender Zugriff auf alle | Betreut alle Benutzer, kontrolliert den Gesamtprozess, Haupt-Ansprechpartner für BlitzFin |
Besitzer/in | Gibt Rechnungen rechnerisch frei | Ist finanziell für das Projekt verantwortlich |
Planer/in | Gibt Rechnungen sachlich frei | Oberhoheit über die Rechnungseingabe, ggf. Budget und Verträge |
Assistenz | Gibt Rechnung erstmalig ein | Kümmert sich um den größten, noch verbleibenden, manuellen Schritt: die erste Eingabe eintreffender Rechnungen |
Beobachter/in | Hat Lesezugriff |
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Weitere Anmerkungen:
Je nach voreingestelltem Prozess (einstufige vs. zweistufige Freigabe) gibt die Vertretung des Besitzers schlich freigegebene Rechnungen optional noch einmal rechnerisch frei – dies zusätzlich zur sonstigen Zahlungsbestätigung, die ebenfalls noch einen Prüfung enthalten kann
In der Praxis vereint die Administration häufig die Rolle der ganzheitlichen Projekt-Betreuung UND Assistenz
Benutzer anlegen und editieren
Rolle und ein paar selbsterklärende Daten zum Benutzer lassen sich über das Stift-Symbol in der Benutzeransicht anpassen.
Die Anpassung ist i.d.R. der Administration und ggf. der Projekt-Besitzerin vorbehalten.
Zu beachten insbesondere: Welche Benachrichtigungen möchte und sollte jeder Benutzer erhalten (wollen). Dies lässt sich frei anpassen. Benachrichtigungen zu Prozess-Schritten, für die der jeweilige Benutzer verantwortlich ist (also z.B. "bereit zur Prüfung" für die Planerin), sollten i.d.R. nicht ausgeschaltet werden.
