Kostenverfolgung: Einer von mehreren Diensten
Die Kostenverfolgung ist einer von mehreren Diensten innerhalb der BlitzFin Finanzplattform. Sofern Ihnen mehrere dieser Dienste freigeschaltet sind, z.B., Kostenverfolgung UND Kostenschätzungs- und Budgetierungs-Dienst ("Baukostenrechner"), dann wechseln Sie zwischen den Diensten im Menü oben rechts:
Abb.1 : Aktuellen Dienst auswählen
Aufbau der Kostenverfolgung
Der Aufbau der Kostenverfolgung ist denkbar einfach. Für jedes Projekt gibt es einen Projektraum. Haben Sie Zugriff auf mehr als ein Projekt, dann wechseln Sie zwischen den Projekträumen über die Projektliste im Menü oben rechts:
Abb. 2: Aktuellen Projektraum wechseln
Innerhalb eines Projektraums stehen Ihnen 8 Bereiche zur Verfügung:
Dashboard
Kostentabelle (im Menü: "Kostenverfolgung")
Auftragnehmer
Rechnungen
Zahlungen
Allgemeine Dokumentablage
Aktivitäten
Projektspezifische Einstellungen
Höchstwahrscheinlich ist aber nur ein Teil der dadurch zugänglichen Funktionalität für Sie überhaupt relevant. Denn abhängig von Ihrer Rolle im Projekt, z.B. Planer, Bauherrin oder Assistenz, führen Sie nur eine kleine Zahl regelmäßiger Aktivitäten durch.
Hier ist eine kurze Zusammenfassung darüber, was Sie in jedem der genannten Bereiche machen können. Details dazu finden sich dann in einer gesonderten Beschreibung.
1. Dashboard
Liefert Ihnen Kennzahlen zum aktuellen Stand und historischen Verlauf der Projektfinanzen.
2. Kostentabelle
Als zentrale Übersicht alle aggregierter Kosten lässt die Kostentabelle Sie insbesondere auch Budgets und Prognosen anpassen sowie Kostenzeilen hinzufügen und entfernen.
Mit einem Klick auf eine Zeile öffnet sich die Detailsicht der jeweiligen Zeile.
Der Klick speziell auf den Namen eine Auftragnehmers in einer Zeile lässt Sie zur Übersicht für diesen Auftragnehmer springen.
3. Auftragnehmer
Alle Informationen, Aufträge, angefallene Rechnungen sowie unabhängige Dokumente finden Sie hier gesammelt, und das für alle Kostenzeilen aus der Haupttabelle, die der jeweilige Auftragnehmer aktuell bedient.
4. Rechnungen
Zeigt Ihnen aktuelle Rechnungen, gruppiert nach deren Status innerhalb des Rechnungs-Workflows.
Am Ende landen alle Rechnungen in der Liste der bezahlten Rechnungen ganz unten auf der Seite.
5. Zahlungen
Zeigt vor allem der Bauherrin, welche Rechnungen aktuell zur Zahlung freigegeben und damit zu bezahlen sind. Zusätzlich finden Sie kürzlich bezahlte Rechnungen.
6. Dokumentablage
Die meisten Dokumente, wie Rechnungsdokumente oder Auftragsdokumente, sind direkt Ihrer zugehörigen Entität, also einer Rechnung, einem Auftrag etc. zugeordnet. Die Dokumentablage listet sie zwar auch. Hierüber auf diese Zuzugreifen ist für Sie aber nicht nötig.
Der Liste obenan finden Sie allerdings solche Dokumente, die noch keinem Auftragnehmer oder keiner Rechnung zugeordnet sind. Dies ist i.d.R. der Fall, wenn Sie ein Dokument soeben manuell hochgeladen haben.
7. Aktivitäten
Führt eine zeitliche sortierte Liste wesentlicher Aktivitäten auf mit den Benutzern die diese ausgelöst haben. Die Liste ermöglicht Ihnen, mit einem schnellen Blick zu sehen, was jüngst im Projektraum passiert ist.
8. Einstellungen
Hier sehen Sie die Stammdaten des Projekts, Benutzer mit Ihren Rollen und einstellbaren E-Mail-Benachrichtigungen sowie die Konfiguration des Bankzugriffs.