Die Kostenverfolgung kennt drei Arten von Rechnungen. Diese können Sie bei Eintreffen einer neuen Rechnung im Deckblatt setzen. Später sehen Sie die Art dann in Rechnungsübersichten zum Beispiel auf einer Auftragnehmer-Seite.
Auch bei bereits bezahlten Rechnungen haben Sie begrenzte Möglichkeiten, die Art der Rechnung noch zu editieren.
Einzelrechnung (Einzel)
Eine Einzelrechnung (Einzel) ist in sich geschlossen und wird für sich alleine abgerechnet. Einmal abgerechnet ist der zugehörige Rechnungsvorgang abgeschlossen und in der Zielbuchhaltung abschließend verbucht.
Der abgerechnete Betrag einer Einzelrechnung ist Teil eines Auftrags, der in der zugehörigen Vergabeeinheit anzulegen ist.
Einzelrechnung, implizit beauftragt (Einzel i.b.)
Die Einzelrechnung, implizit beauftragt (Einzel i.b.), ist eine gewöhnliche Einzelrechnung, für die Sie aber KEINEN Auftrag explizit anlegen werden und deren abgerechneter Betrag auch nicht Teil irgendeines explizit in der Kostenverfolgung angelegten Auftrags ist. Der abgerechnete Betrag gilt gleichzeitig auch als Auftragswert.
Diese Rechnungsart findet typischerweise Anwendung für
Rechnungen von Behörden
Rechnungen vom Rechtsanwalt oder Notar
Anderen Rechnungen von Neben-Gewerken, für die das Anlegen eines Auftrags
unnötigen Mehraufwand darstellt
Rechnungen von Behörden liegen in aller Regel festgesetzte Gebührensätze zugrunde. Stundensätze von Rechtsanwälten bzw. Gebühren für pauschale Arbeiten sind ebenfalls häufig vorher festgelegt. Dafür extra einen Auftrag anzulegen ist in aller Regel beträchtlicher Aufwand ohne Wert. Das Risiko von Überzahlungen ist hier gering.
Was unnötiger Mehraufwand bei Neben-Gewerken ist, bestimmen Sie selbst. Erfahrungsgemäß sind monatliche Ausgaben zum Beispiel für Bau-Toilette oder Baustrom in Betrag und Umfang keiner Überprüfung gegen einen genauen Auftragsbetrag wert. Das Risiko der Überzahlung ist hier gering.*
Abschlagsrechnung (AR)
Die Abschlagsrechnung (AR) wird in mehreren Abschlägen, d.h., Iterationen, sukzessive bezahlt. Ihre Überprüfung und Verfolgung ist ein Kern der Kostenverfolgung.
Die Abschlagsrechnung steht im Gegensatz zu einer Einzelrechnung, die der auftraggebende Bauherr erst nach Fertigstellung des zugehörigen, kompletten Auftrags begleicht. Die Abschlagsrechnung, auch Abschlagszahlung oder Akontorechnung genannt, erlaubt Auftraggeber (AG) und Auftragnehmer (AN) das prozentuale Bezahlen eines Teilbetrags einer vereinbarten Gesamtsumme bevor das zugehörige Projekt abgeschlossen ist.
Gerade im Baubereich ist dies häufig sinnvoll, da der Auftragnehmer seine Leistung über einen langen Zeitraum, u.U. über mehrere Jahre, erbringen kann, und der Gesamtrechnungsbetrag sehr hoch sein kann. Personal und Material sind laufend zu bezahlen. Daher kann der Auftragnehmer mit der Bezahlung des Auftrags nicht auf den Abschluss aller Arbeiten warten. Der AG erkennt das an.
Das Stellen, Prüfen und Bezahlen von Abschlagsrechnungen ist eine Kunst, die beiden, AG und AN, signifikanten Aufwand verursacht, und Sorgfalt insbesondere auf Seiten des AG erfordert, um nicht
Arbeiten zu bezahlen, die noch gar nicht geleistet sind oder sogar
zu zahlen, wenn zu befürchten steht, dass der AN den Gesamtauftrag gar nicht, oder nur sehr verzögert wird leisten können.
Die Kostenverfolgung reduziert fundamental den Aufwand rund um die Überprüfung und Ablage von Abschlagsrechnungen – und dies insbesondere auch in Ergänzung einer Buchhaltungslösung. Buchhaltungslösungen wissen häufig wenig mit Abschlagsrechnungen anzufangen. Die durch die Kostenverfolgung freigegebene Rechnung mit Ihrem übersichtlichen Deckblatt dagegen macht auch komplizierte Abschlagsrechnungen, selbst mit den nicht untypischen, handschriftlichen Vermerken für normale Buchhaltungs-Lösungen zugängig.
Auszuwählen ist dabei in der Kostenverfolgungs-Appplikation die Nummer der Abschlagsrechnung, also 1. AR, 2. AR, 3. AR etc. Zusätzlich läßt sich festlegen, ob es sich um eine Schlussrechnung (SR) handelt.
Schlussrechnung. Ein spezieller Typ von Abschlagsrechnung zum Ende der Abrechnung der Abschlagsrechnungs-Sequenz. Es kann mehrere Schlussrechnungen geben, die sich dem finalen Abrechnungsbetrag immer mehr annähern, z.B. wenn laufende Einbehalte durch den Gewährleistungseinbehalt ersetzt werden oder bei Vorliegen einer Bürgschaft jeglicher Einbehalt gänzlich entfällt.
*Man beachte, dass es sich hier um eine Vereinfachung handelt, die im Kontext der Kostenverfolgung sinnvoll sein kann, nicht jedoch in der betriebswirtschaftlichen Dokumentation allgemein. Es zeigt sich hier: Bau-Kostenverfolgung an sich dient der Kostentransparenz eines Bauprojekts. Sie ist ein Management-Tool. Die steuerliche Finanzbuchhaltung ist davon unabhängig. (Davon unbenommen ist, dass die Kostenverfolgung auch die Finanzbuchhaltung optimiert, indem sie Information aus freigegebenen Rechnungen direkt an integrierte Buchhaltungs-Lösungen wie sevDesk, Lexoffice, BuchhaltungsButler oder Candis.io liefert.)