Regelmäßig erreicht uns die Frage von Benutzern "Warum ist dies Abschlagsrechnung als Einzelrechnung abgelegt?", oder, für Kunden, die AI Baukosten-Copilot "Fin" gebucht haben: "Fin, kannst Du bitte den Rechnungstyp von Rechnung 37 vom letzten Jahr von Einzel auf Abschlag korrigieren!"
Häufig ist unsere Antwort dann: "Danke für den Auftrag. Allerdings, nein, das ist nicht zweckdienlich." Die Begründung sieht dann i.d.R. so aus:
1. Bei den genannten Rechnungen handelte es sich nicht um Abschlagsrechnungen (AR). Daher sind diese auch nicht so abgelegt. Wir folgen bei der Definition dem allgemeinen Verständnis, das im Artikel Die drei Rechnungstypen nachzulesen ist.
Kurz gesagt: Eine Abschlagsrechnung listet, neben einer fortlaufenden Abschlagsrechnungs-Nummer, einen Teilbetrag oder eine Prozentzahl eines ebenfalls angegebenen Gesamtbetrags.
Ob jemand das Wort “Abschlagsrechnung” auf eine Rechnung schreibt, ist dabei unerheblich. Entscheidend für die Kostenverfolgung ist, ob ein Gesamtbetrag sowie der aktuell eingeforderte Teilbetrag angegeben ist.
2. Der Rechnungs-Workflow ist sehr bewusst so angelegt, dass Rechnungen, wenn einmal freigegeben, eben so vorgehalten werden, wie freigegeben. In Ausnahmefällen nehmen wir manuelle Korrekturen vor, wenn das die Realsituation signifikant verbessert. ABER im
Allgemeinen GARANTIEREN wir, dass freigegebene Rechnungen im Nachhinein NICHT angefasst werden. Das ist z.B. für die GOBD-konforme Ablage wichtig. Insbesondere ist es aber auch für den Nachweis an den Nachunternehmer kritisch. Als Auftraggeber will man ja sagen können: “Sieh’ hier, lieber Auftragnehmer, so ist die Rechnung freigegeben und bezahlt worden.”
3. Die unveränderte Ablage abgeschlossener Rechnungen ist ferner KRITISCH für Folgerechnungen. Denn die aktuelle Bezahlung basiert ja darauf, was man vorher bereits bezahlt hat. Wenn man im Nachhinein Änderungen z.B. an AR 1 vornimmt oder eine Rechung z.B. von Einzel (ER) auf AR ändert, was passiert dann mit allen Folgerechnungen? Muss man die auch alle anpassen und zu jeder Rechnung Geld nachfordern oder auszahlen?
Der enorme Mehrwert einer systematischen Kostenverfolgung, ALLEN Beteiligten verlässliche Kosteninformationen zeitnah und dauerhaft zur Verfügung zu stellen, kommt also auch mit einem (kleinen) Preis. Es kann nicht jeder nach Gutdünken im Nachhinein an den verfolgten Kosten herum-manipulieren. Wenn letzteres gewünscht ist, aus welchen Gründen auch immer, dann ist man vielleicht mit Papier oder Excel und der damit verbundenen Mehrarbeit und eingeschränkter Finanzierbarkeit besser bedient.