Sie wollen (a) ein Angebot, (b) einen Auftrag oder (c) einen Nachtrag zu einem bestehenden Auftrag anlegen – egal ob mit oder ohne Dokument? Dann sind Sie hier richtig.
Sie wollen nur eine neue Dokument-Version zu einem bestehenden Dokument, sei es eine Rechnung, ein Auftrag oder anderes Dokument, hinzufügen? Dazu finden Sie HIER mehr.
1 Konzepte
Sie können Angebote, Aufträge oder Nachträge ohne jegliche Dokumente als reine Datensätze anlegen. Dies bietet sich an, wenn Sie ein Dokument nicht oder noch nicht vorliegen haben; oder wenn das zugehörige Dokument unwichtig ist, und Sie sich die Ablage sparen wollen. Letzteres bietet sich zum Beispiel bei Standardverträgen oder Gebührenordnungen an, z.B. vom Notar oder vom Amt.
Ist die Ablage eines Dokuments nicht gewünscht, können Sie in dieser Anleitung gleich zu Abschnitt 4 springen.
Neue, eingehende Dokument können an zwei Stellen in der Applikation abgelegt sein:
Per E-Mail an das Postfach: Dokumente landen dann immer erst im Rechnungs-Eingang (Menü "Rechnungen")
Per manuellem Upload: Dabei können Sie den Dokument-Typ gleich explizit angeben; wählen Sie dabei NICHT den Typ 'Rechnung' aus, befinden sich hochgeladene Dokument dann im Dokument-Eingang (Menü "Dokument")
Beim Anlegen von Aufträgen, Nachträgen oder Angeboten wählen Sie ein zugehöriges Dokument aus dem Dokument-Eingang. Befindet sich das Dokument also noch im Rechnungs-Eingang, dann müssen Sie es in dem folgenden, vorbereitenden Schritt aus dem Rechnungs-Eingang in den allgemeinen Dokument-Eingang verschieben.
2 Vorbereitung von Dokumenten
Haben Sie oder jemand anderes ein Angebots-, Auftrags- oder Nachtrags-Dokument per E-Mail an einen Projektraum geschickt, müssen Sie ein solches Dokument aus dem Rechnungs-Eingang in den allgemeinen Dokument-Eingang verschieben, bevor sie es zuweisen können.
Dazu öffnen Sie das Dokument einfach aus der Rechnungs-Sicht und wählen dann "Keine Rechnung >" aus.
Die Applikation markiert das Dokument dann sofort als allgemeines Nicht-Rechnungs-Dokument und öffnet die allgemeine Dokumenten-Sicht.
Optional. In dieser Sicht können Sie dem Dokument bereits einen Auftragnehmer zuordnen, sowie einen Anmerkung hinterlegen. Der bereits zugewiesene Auftragnehmer stellt sicher, dass das Dokument bereits korrekt vor-abgelegt ist – selbst wenn Sie einen zugehörigen Auftrag erst zu einem späteren Zeitpunkt anlegen.
Die Anmerkung kann insbesondere nützlich sein, um das richtige Dokument später auszuwählen, wenn der Dateiname in der Dokumenten-Auswahl alleine zur Identifikation nicht ausreicht.
Beide Angaben sind aber optional. Sie können die Dokumenten-Sicht hier auch einfach schließen und wie in Abschnitt 3 beschrieben fortfahren.
3 Angebot, Auftrag oder Nachtrag anlegen
Gehen Sie unter "Auftragnehmer" im Menü zu dem Auftragnehmer, für den Sie ein Angebot, einen Auftrag oder einen Nachtrag anlegen wollen.
Dort verfahren Sie dann wie folgt:
Auf '+ Auftrag hinzufügen' klicken.
WENN ein Dokument dazu bereits vorliegt, dann (1) zuerst links das gewünschte Dokument auswählen – egal ob Angebot, Auftrag oder Nachtrag; die App weiss automatisch, welche Dokumente noch nicht zugewiesen sind und daher als Option für neue Aufträge relevant sein können.
Dann (2) rechts die Eckdaten nachtragen.
Bestätigen.
